Çalışandan Açık Rıza Almak Zorunlu mu?
İnsan kaynakları birimlerinde en sık gördüğümüz uygulama şudur: işe girişte çalışana bir tomar belge imzalatılır, içinde mutlaka bir de “açık rıza metni” bulunur. Çoğu zaman bu belge hem gereksizdir hem de işverenin aleyhine sonuç doğurur.
Sebebi şudur: açık rıza, kişisel veri işlemenin altı hukuki sebebinden yalnızca biridir ve çalışma ilişkisinde çoğunlukla en zayıf olanıdır. Diğer bir sebep varken rızaya dayanmak, veriyi korumaz; aksine işlemeyi çalışanın iradesine bağlar.
Açık rıza tek yol değil
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesine göre kişisel veriler kural olarak açık rıza olmaksızın işlenemez. Ancak aynı maddenin ikinci fıkrası, açık rıza aranmayan hâlleri sayar:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- Fiili imkânsızlık hâlinde hayatın veya beden bütünlüğünün korunması
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
- Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması
Çalışma ilişkisinde işlenen verilerin büyük bölümü bu sebeplerden birine girer. Bordro, SGK bildirimi, özlük dosyası, vergi kesintisi — bunların hiçbiri için çalışandan izin istemeye gerek yoktur; zaten kanun emretmektedir.
Hangi veri için hangi hukuki sebep
Aşağıdaki tablo, uygulamada en sık karşılaşılan işlemleri ve dayanılması gereken sebebi göstermektedir:
| İşlem | Dayanılacak sebep | Açık rıza gerekir mi |
|---|---|---|
| Ad, T.C. kimlik numarası, adres, IBAN — bordro ve SGK bildirimi | Hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç) ve kanunda açıkça öngörülme (m. 5/2-a) | Hayır |
| İş sözleşmesinin kurulması ve ifası için gereken veriler | Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c) | Hayır |
| Özlük dosyasının tutulması | Kanunda açıkça öngörülme — İş Kanunu m. 75 | Hayır |
| Sağlık raporu, işe giriş muayenesi, iş sağlığı ve güvenliği kayıtları | İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik alanındaki hukuki yükümlülük (m. 6/3-f) | Hayır (2024 değişikliğinden sonra) |
| İşyeri güvenlik kamerası | Meşru menfaat (m. 5/2-f) | Hayır — ancak aydınlatma ve ölçülülük şarttır |
| Dava ve icra dosyalarında kullanılacak kayıtlar | Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e) | Hayır |
| Başvurusu olumsuz sonuçlanan adayın özgeçmişinin ileride değerlendirilmek üzere saklanması | Zorunluluk yok | Evet |
| Çalışan fotoğrafının internet sitesinde veya tanıtımda yayımlanması | Zorunluluk yok | Evet |
| Zorunlu olmayan yan haklar için aile bilgisi toplanması | Genellikle zorunluluk yok | Genellikle evet |
Tablodan çıkan sonuç nettir: açık rıza istisnadır, kural değildir. İşe giriş evrakında herkese aynı genel rıza metnini imzalatmak, bu ayrımı ortadan kaldırdığı için sakıncalıdır.
Gereksiz alınan rızanın yarattığı tuzak
Açık rıza, tanımı gereği geri alınabilir. Bir veri işleme faaliyetini rızaya dayandırdığınızda, çalışan rızasını geri çektiği anda o işlemeyi durdurmanız gerekir.
Şimdi şunu düşünün: bordro verisini açık rızaya dayandırdınız ve çalışan rızasını geri çekti. Bordro düzenlemeyi durduramazsınız, çünkü bu bir kanuni yükümlülüktür. Ortaya, hukuken savunulamayan bir tablo çıkar: ya rızaya rağmen işlemeye devam edersiniz, ya da kanuni yükümlülüğünüzü ihlal edersiniz.
Oysa baştan doğru sebebe — hukuki yükümlülüğe — dayanılsaydı, rızanın geri alınması hiçbir sonuç doğurmayacaktı. Gereksiz rıza, korumaz; kırılganlık yaratır.
Çalışanın rızası ne kadar “özgür”
Açık rızanın geçerli olabilmesi için özgür iradeyle açıklanmış olması gerekir. Çalışma ilişkisinde taraflar arasında yapısal bir bağımlılık bulunduğundan, işe giriş evrakı arasında imzalatılan rızanın ne ölçüde özgür olduğu tartışmalıdır.
Bu nedenle rızaya dayanılması gereken hâllerde bile:
- Rıza, diğer belgelerden ayrı bir metinde alınmalıdır.
- Hangi işleme için verildiği tek tek belirtilmelidir; toplu ve genel ifadeler geçersizlik sebebidir.
- Rıza vermemenin olumsuz sonuç doğurmayacağı açıkça belirtilmelidir.
- Geri alma usulü gösterilmelidir.
Aydınlatma her hâlükârda zorunlu
Burada sık yapılan bir karıştırma vardır: aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza aynı şey değildir.
| Aydınlatma metni | Açık rıza metni | |
|---|---|---|
| Ne zaman gerekir | Her zaman — hangi hukuki sebebe dayanılırsa dayanılsın | Yalnızca başka hukuki sebep yoksa |
| Niteliği | Bilgilendirme — tek taraflı | İzin — iradeye bağlı |
| Geri alınabilir mi | Söz konusu değil | Evet |
| İmza gerekir mi | İmza şart değil, ancak yapıldığının ispatı gerekir | İspatlanabilir olmalıdır |
| Aynı belgede olabilir mi | Hayır. İkisinin tek metinde birleştirilmesi, rızayı sakatlayabilir | |
Aydınlatma; veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile çalışanın kanundan doğan haklarını kapsamalıdır.
Özel nitelikli veriler ve 2024 değişikliği
Sağlık verisi, biyometrik veri, sendika üyeliği, din ve ceza mahkûmiyeti bilgisi özel nitelikli kişisel veridir ve daha katı bir rejime tabidir.
2 Mart 2024 tarihli değişiklikle Kanun’un 6. maddesi yeniden düzenlenmiş ve işverenler bakımından önemli bir dayanak getirilmiştir: özel nitelikli kişisel veriler, istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması hâlinde işlenebilmektedir.
Pratik sonucu şudur: işe giriş muayenesi, periyodik sağlık raporu ve iş sağlığı güvenliği kayıtları için artık açık rızaya dayanmak gerekmez. Buna karşılık bu verilerde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması ve erişimin sınırlandırılması zorunluluğu sürmektedir.
Parmak izi veya yüz tanıma ile giriş-çıkış takibi ise ayrı bir konudur: biyometrik veri işlemenin ölçülü olup olmadığı, aynı amaca daha az müdahaleyle ulaşılıp ulaşılamayacağı ayrıca değerlendirilir.
Kendi sürecinizi sınayın
- İşe giriş evrakınızda tek bir genel rıza metni mi var, yoksa işleme bazlı mı?
- Aydınlatma metniniz açık rıza metninden ayrı mı?
- Bordro, SGK ve özlük verilerini hangi hukuki sebebe dayandırdığınızı yazılı olarak gösterebiliyor musunuz?
- Sağlık verileri için erişim yetkisi sınırlandırılmış mı, kim görebiliyor?
- Kamera kaydı için bilgilendirme yapılmış ve süre sınırı belirlenmiş mi?
- Rıza geri alındığında ne olacağına ilişkin tanımlı bir akış var mı?
- Ayrılan çalışanın verileri için saklama ve imha süresi belirlenmiş mi?
Bu sorulara belge göstererek yanıt veremiyorsanız, evrak düzeniniz biçimsel olarak tamam görünse dahi işlevsel değildir.
Çalışandan alınan onay metinlerinin bir diğeri fazla çalışma onayıdır; oradaki yenileme ve geri alma kuralları için fazla mesai onayı yazımıza bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlı hazırlanmış olup somut bir uyuşmazlıkta mutlaka bir avukata danışılması önerilir.
İşveren ve İnsan Kaynakları Danışmanlığı
Kişisel veri uyumunda sorun, çoğu zaman metinlerin eksikliği değil yanlış hukuki sebebe dayandırılmış olmasıdır. Büromuz, şirketlerin insan kaynakları birimleriyle tekil belgeler üzerinden değil süreç düzeyinde çalışmaktadır.
Bu kapsamda yürütülen başlıca çalışmalar:
- Çalışan verilerinin envanteri ve her işlemenin hukuki sebebinin belirlenmesi
- Aydınlatma ve açık rıza metinlerinin ayrıştırılarak hazırlanması
- Özlük dosyası, saklama ve imha süreleri düzeninin kurulması
- Kamera, biyometrik takip ve izleme uygulamalarında ölçülülük değerlendirmesi
- İş sözleşmesi, rekabet yasağı, gizlilik ve ibraname metinlerinin hazırlanması
- İnsan kaynakları ekibine yönelik süreç eğitimi ve yazılı akış hazırlanması
Çalışma, tek seferlik bir süreç denetimi şeklinde veya sürekli hukuki danışmanlık sözleşmesi kapsamında yürütülebilir. Kapsam, şirketin çalışan sayısına ve mevcut düzenine göre belirlenir.
Görüşme ve teklif talepleriniz için:
info@hancizadehukuk.com
0 (532) 502 11 10
Hancızade Hukuk Bürosu · Merkez Mahallesi, Akar Caddesi, No: 3, Kat: 10, iTower Plaza, Şişli / İstanbul
